Anforderungen an ein integriertes und benutzerfreundliches Berichtwesen

In dem international handelnden Unternehmen fallen sehr viele Daten in unterschiedlichen IT-Systemen an, wie z.B. Auftrags- und Bestelldaten, Produktions- und Qualitätsdaten sowie Daten zur Instandhaltung. In den vorhandenen Systemen ist jeweils ein eigenes Berichtswesen verankert. Insbesondere das ERP-System verfügt über sehr viele Daten, kann aber nicht auf Daten anderer Systeme zugreifen. Es fehlt insbesondere ein systemübergreifendes Reporting mit Self-Service-Funktionalitäten. Die vorhandenen Reports sind statisch und wenig intuitiv. Es besteht der Wunsch nach optisch ansprechenden Reports, die schnell und einfach zu verstehen sind. Aus Performance gründen werden die IT-Systeme schlank gehalten, wodurch eine langfristige Auswertung auf eine über viele Jahre zurückliegende Historie nur mit Einschränkung möglich ist.

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Vom Excel Reporting zum zentralen Data-Warehouse

Die bestehenden Systeme bieten nur unzureichende Möglichkeiten für ein modernes Reporting. Jede Abteilung hat sein eigenes operatives Reporting, abteilungsübergreifende aus mehreren IT-Systemen verarbeitende Auswertungen sind nur mit manuellem Aufwand möglich.  Aufgrund eines fehlenden Self-Service-Systems muss zur Erstellung neuer Berichte auf IT-Ressourcen zurückgegriffen werden, was die IT belastet und die Anfragen der Anwender in die Länge zieht. Die Folge: Es verlagert sich auf ein Excel basiertes zeitaufwändiges Reporting. Es gibt wenig Abstimmungen untereinander, so dass Synergien wenig genutzt werden. Um die bestehenden IT-Systeme möglichst wenig zu verändern und eine langfristige Speicherung zu erreichen, besteht die Idee darin, die Daten aus den IT-Systemen herauszulösen, in einem zentralen Data Warehouse abzulegen und mit einem modernen Frontend auszuwerten.

Um die bestehenden Herausforderungen zu meistern, wurde worldiety als Software- und Beratungsdienstleister mit diesem Auftrag betraut. In einer Machbarkeitsstudie sollte zunächst das bestmögliche Tool für das Berichtswesen erarbeitet und evaluiert werden. Danach ging es an die Integration des Tools in die bestehende Datenmanagementumgebung, die Anpassung und die Aufbereitung der Datensammlung sowie die Erstellung aller notwendigen Berichte.

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Mit einem Proof of Concept zur passenden Lösung

Der Proof of Concept ergab, dass sich das Tool Microsoft Power BI am besten für das Berichtswesen der Papier-und Kartonfabrik eignet. Ein großer Vorteil von Microsoft Power BI ist die einfache Anwendung auch von weniger IT-affinen Mitarbeitern. Desweiteren lässt sich das Tool einfach in die bestehende Systemlandschaft integrieren und bietet ein sehr gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Zudem können Daten aus den verschiedensten Quellen in MS Power BI einfließen.

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Hochwertige und konsistente Daten dank ETL-Prozess

Um die Daten, welche unter anderem aus dem ERP-System kommen, für MS Power BI zur Verfügung zu stellen wurde der bestehende ETL-Prozess (Extract (E), Transform (T) und Load (L)) angepasst und erweitert. Während des Transformationsprozesses werden die Daten umgewandelt und bereinigt, z.B. Entfernung von Duplikaten, Behebung von Formatierungsfehlern oder Berechnung von Kennzahlen. Im letzten Schritt werden die Daten in ein Data Warehouse überführt und für Power BI zur Visualisierung bereitgestellt.

Durch den ETL-Prozess können wir qualitativ hochwertige und konsistente Daten bereitstellen und so die Grundlage schaffen, damit die PKV zukünftig noch bessere, datenbasierte Entscheidungen treffen kann. Durch die zentrale Datenhaltung im Datawarehouse können wir die Systeme schlank halten und so eine langfristige Datenhaltung sichern, die zu keinen Performanceeinbußen führt.

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Visualisierung der Daten mit MS Power BI

Mit MS Power BI visualisieren wir die Daten strukturiert in verschiedene Berichte und Analysen, welche berechtigte Mitarbeiter:innen der PKV mittels Knopfdruck aufrufen können. Die Berichte sehen optisch ansprechend aus und durch eine entsprechende Farbgebung in Ampelfarben sorgen wir für einen schnellen Überblick. Mögliche Probleme oder Zielabweichungen sind durch entsprechende farbliche Hervorhebungen schnell erkennbar. Im Zuge der Beratung trainieren wir Mitarbeiter:innen der PKV darin selbsttätig Reports und Dashboards zu konfigurieren und haben für diesen Zweck geeignete Vorlagen entwickelt.

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